Den Kurierdienst rufen und ihm Minuten später ein Paket in die Hand drücken – daran hat man sich gewöhnt. Und selbstverständlich ist, dass die Sendungen praktisch jeden Ort Europas und der Welt erreichen. Möglich machen dies weiträumige Logistiknetze, deren Knoten sich jederzeit eng abstimmen müssen. Dafür hat General Logistics Systems (GLS) ein neues Instrument eingeführt: Videokonferenzen.

Wer unterwegs ist, sichtet bald auch einen der weißen GLS-Sprinter mit blauem Schriftzug und gelbem Pfeil – das Logistik-Geschäft bringt Allgegenwärtigkeit mit sich. In Zahlen ausgedrückt: Über 36 Stützpunkte und 670 Depots bedient der Kurierdienst den gesamten Kontinent. Seine 12.500 Mitarbeiter stellen jährlich 345 Millionen Pakete zu, sei es im Umland des Frankfurter Flughafens oder in der großen Walachei. Die großen Distanzen machen die interne Kommunikation zu einer Herausforderung. „Die Erfahrung lehrt, man kann nicht immer alles am Telefon erledigen“, sagt Jürgen Carbon, Country Manager bei Talk & Vision, einem Spezialisten für Videokonferenzen. „Über komplexe Themen und in Gesprächssituationen mit mehreren Parteien lässt sich mit Blickkontakt einfach schneller und verbindlicher kommunizieren.“ Das gilt auch für die Logistik-Profis von GLS. Doch ausgerechnet für sie sind persönliche Treffen eine äußerst knifflige Aufgabe: Da sie räumlich besonders weit voneinander angesiedelt sind, müssen die meisten Teilnehmer dafür weite Wege gehen – und alle gleichzeitig die dafür nötige Zeit finden. Häufige, gar kurzfristig anberaumte Meetings sind so schwierig zu realisieren.

Pilotprojekt: IT-Entwickler

Die Entwicklergruppe des GLS-Internetportals etwa traf sich wöchentlich, um den Ist-Stand und die weitere Marschrichtung des Projekts abzuklären. Der Aufwand dafür war erheblich, denn das Team setzte sich aus Experten zusammen, die an verschiedenen Standorten in Deutschland, Frankreich, Dänemark und Portugal arbeiteten. GLS machte daraus deshalb das Pilotprojekt für den Einsatz von Videokonferenzen. Später entschied sich das Unternehmen, seine Hauptniederlassungen in Deutschland, den Niederlanden, Frankreich und Italien entsprechend zu verknüpfen. GLS wandte sich dafür an Talk & Vision, eine Tochter der Getronics-Mutter KPN. „Talk & Vision ist ein herstellerneutraler Berater, der strategische Partnerschaften zu den wichtigen Anbietern im Video-Umfeld unterhält“, erklärt Jürgen Carbon weiter. „Im Verbund mit Getronics installiert und betreibt er zudem die Systeme weltweit. Als Dienstleister wickelt Talk & Vision auch das Aufsetzen der Meetings ab und sorgt für eine hohe Übertragungsqualität.“ Nach einem positiven Feedback durch die Pilot-Gruppe begann der Roll-out in ganz Europa. Talk & Vision richtete insgesamt 23 Tandberg Videokonferenzsysteme samt Managementsystem ein. Hinzu kam eine Multi Conference Unit (MCU) von Codian, mit der sich Meetings aufsetzen und verwalten lassen, an denen mehr als zwei Standorte teilnehmen. Die Mitarbeiter nutzen das neue Instrument immer öfter, und können so Dinge schneller regeln als in der Vergangenheit. Durch die verbesserte Telekommunikation werden Dienstreisen in vielen Fällen überflüssig. GLS spart damit Reisekosten plus Reisezeit und erhöht zugleich die Produktivität seiner Mitarbeiter. Nicht zuletzt senkt das Unternehmen damit auch seinen CO2-Ausstoß – bei der Einführung von Videokonferenzen gibt es eigentlich nur Gewinner.